Performance Check-up für Ihr Unternehmen – Teil 2: Strukturen, Systeme und Prozesse

Diese Artikelserie beleuchtet, wie Ansatzpunkte mit Hebelwirkung im Unternehmen in kürzester Zeit systematisch identifiziert werden können.

Nachdem im ersten Teil zentrale Leitfragen zur Analyse der Dimension „Strategie und Management“ vorgestellt wurden, lesen Sie im heutigen Beitrag, wie Sie Ihre Strukturen, Systeme und Prozesse auf den Prüfstand stellen.

Finden Sie Entwicklungspotenziale mit Hebelwirkung professionell und einfach.

Teil 1: Strategie und Management
Teil 2: Strukturen, Systeme, Prozesse
Teil 3: Marketing und Vertrieb
Teil 4: Kundenbetreuung und Leistungserbringung
Teil 5: Potenziale und Kultur
Teil 6: Den Unternehmens-Check durchführen

Listen Sie die folgenden Fragen nacheinander auf und bewerten Sie die Themen in den Antworten nach dem jeweiligen Umsetzungsgrad mit einer geeigneten Bewertungsskala. Themen, die Ihnen wichtiger erscheinen, gewichten Sie doppelt oder dreifach.

Innerhalb der Dimension „Strukturen, Systeme und Prozesse“ ist eine weitere Gliederung in folgende Teilbereiche sinnvoll:

Struktur: An erster Stelle steht die Gestaltung der Struktur. Ist diese schlank genug, damit Mitarbeiter optimal in die Wirksamkeit kommen? Passen die definierten Hierarchieebenen und Schnittstellen oder bremsen diese den Arbeitsprozess? Wie optimal ist die Balance zwischen Automation und Standardisierung und dem notwendigen Freiraum zur Delegation von Verantwortung, Selbststeuerung und Flexibilität?

Rollen, Verantwortlichkeiten und Kompetenzen: Sind Stellenbeschreibungen vorhanden? Sind Kompetenzen klar geregelt, allen Mitarbeitern transparent und werden diese eingehalten?

Kernprozesse / Kundenprozesse: Ist die Organisation prozessorientiert aufgestellt? Ist ein Prozessmanagement implementiert? Sind Prozesse in Workflow-Systemen abgebildet und wo sinnvoll automatisiert? Sind diese auswert- und steuerbar? Ist ein zentrales Projektmanagement implementiert und akzeptiert?

Interne Prozesse: Sind Finanzplanung, Controlling und Rechnungswesen weitgehend automatisiert? Liefert das Kostenmanagement in allen Funktionsbereichen Transparenz über Kostenarten und idealerweise auch Kostenstellen? Sind Unternehmenshandbücher einfach nutzbar und vollständig? Sind Information und Kommunikation sowie Reporting einfach und eindeutig geregelt und standardisiert?

Systeme: Unterstützen die eingesetzten Software-Systeme die Bedarfe der jeweiligen Funktionseinheiten optimal? Werden diese zeitnah aktuell gehalten? Nutzen Führungskräfte und Mitarbeiter die zur Verfügung stehenden Programme optimal? Sind diese geschult in der Bedienung und absolut fit in der Nutzung?

Qualität: Leben Führungskräfte und Mitarbeiter den Dienstleistungsgedanken externen und internen Kunden gegenüber optimal? Sind Service-Levels vereinbart und werden diese konsequent gelebt? Wie steht es mit dem vorhandenen Methoden-Know-how? Ist ein unternehmensweiter kontinuierlicher Verbesserungsprozess implementiert? Reflektieren Führungskräfte und Mitarbeiter in regelmäßigen Feedbackschleifen und Entwicklungs-Dialogen externe wie interne Prozesse und Ergebnisse und stoßen diese daraus Prozess- und Ergebnisverbesserungen an?

Die vorgestellten Leitfragen beanspruchen nicht die Vollständigkeit und sind um weitere zu ergänzen. In der Auswertung, Bewertung und Priorisierung der Antworten erkennen Sie schnell, wo konkrete Ansatzpunkte zur Steigerung Ihres Unternehmens-Erfolgs liegen.

Lesen Sie in den folgenden Beiträgen, wie Sie Stärken und Schwächen in den Dimensionen Marketing und Vertrieb, Kundenbetreuung und Leistungserbringung sowie Potenziale und Kultur schnell und einfach identifizieren, indem Sie sich die „richtigen“ Fragen stellen.

Teil 1: Strategie und Management
Teil 2: Strukturen, Systeme, Prozesse
Teil 3: Marketing und Vertrieb
Teil 4: Kundenbetreuung und Leistungserbringung
Teil 5: Potenziale und Kultur
Teil 6: Den Unternehmens-Check durchführen

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Über den Autor

Thomas Kiefer Als Ihr Sparringspartner und Berater unterstütze ich Sie in allen Fragen zur Führung und Organisation eines erfolgreichen Unternehmens. Wir setzen den Hebel genau dort an, wo Ihre Wachstumspotenziale liegen, damit Sie mit Siebenmeilenstiefeln das nächste Level erreichen. Mit mir kommen Sie in Bewegung. Sie stärken Ihre Selbstführung, führen zeitgemäß auf Augenhöhe und stellen Ihr Unternehmen, Ihre Führungskräfte und Mitarbeiter zukunftsfähig auf. Der Mensch steht dabei immer im Mittelpunkt. Denn nur in Harmonie und Zutrauen können Menschen über sich hinauswachsen, kommen wirklich in Bewegung und werden ihr volles Potenzial entfalten. Wir passen zusammen, wenn Sie Ihr Unternehmen und vor allem sich selbst weiter voranbringen wollen.

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