Wirksame Teamarbeit darf mühelos und leicht sein. So geht´s.

Immer wieder höre ich in Coachings und meinen Zeitmanagement Seminaren Sätze wie diesen: Ich kann meinen eigenen Tag nicht in einem heilsamen und wirksamen Sinn für mich organisieren. Da kommen mir meine Chefin und meine Kollegen doch immer wieder dazwischen. Wenn diese mich brauchen, dann bin ich da. Muss ich doch da sein.

Kommt Ihnen das bekannt vor?
Dass Sie mitten in einer wichtigen Aufgabe herausgerissen werden, um etwas anderes, oft weniger wichtiges, für jemanden zu erledigen. Jemanden zu unterstützen.

Gefangen in der Opferrolle

Nicht nur, dass Sie, wenn Sie so handeln, Ihre eigenen Dinge liegen lassen und eben nicht so geregelt kriegen, wie Sie das gerne hätten. Als wäre das nicht genug, stellen sich oft Gefühle der Abhängigkeit ein. Sie sind voll in der Opferrolle.

Selbstverantwortung übernehmen und zielführende Gewohnheiten entwickeln

Klienten, die ich begleiten darf, beweisen, dass es auch anders geht. Und zwar immer dann, wenn Menschen beginnen, Verantwortung zu übernehmen für sich selbst, zielführende Gewohnheiten entwickeln und sich die Frage stellen: Was habe ich selbst in der Hand und was kann ich beeinflussen?

Überzeugen Sie Ihre Führungskraft von Ihren guten Ideen

Als ich noch angestellt war, fragte mich mein Chef einmal: Thomas, ist dir eigentlich klar, dass du hier bei uns mit der Machete voranläufst und deinen Kolleginnen den Weg freiräumst mit deinen Wünschen und Erwartungen? Nein, das war mir nicht klar. Denn ich hatte meine Erwartungen zuallererst einmal deshalb geäußert, damit ich gut arbeiten und meine Ziele optimal erreichen konnte. Nicht meine Kollegen. Nicht selten übrigens wurde dann die ein oder andere gute Idee auch auf andere Kollegen übertragen. Denn mein Chef hatte durchaus bemerkt, dass auch das Unternehmen von wirksamerem Arbeiten profitierte.

Heute weiß ich: Je mehr Menschen Verantwortung für ihre eigene Wirksamkeit übernehmen, desto besser entwickeln sich auch die Ergebnisse im Unternehmen. Verantwortung für sich selbst genauso wie für Kollegen, das Team und für die gemeinsame Aufgabe.

Was Sie persönlich tun können, um mehr und mehr Ihren idealen Tag und Ihre neue Leichtigkeit zu leben, hatte ich hier beschrieben.

Grenzen im Miteinander überwinden – gemeinsam weiterkommen

Wenn jedoch jede nur ihren eigenen Tag lebt, dann werden Sie im Miteinander an Grenzen stoßen. Doch, da das eigentlich jeder möchte, seinen idealen Tag leben, wird sich jeder freuen, wenn er in seinen wichtigen Themen weiterkommt. Und genau deshalb können und sollten Sie gemeinsam im Team viel tun, um die „gegenseitige“ Fremdsteuerung zu reduzieren. Überlegen Sie, was Ihr Team und jede(r) in Ihrem Team braucht, um gut, leicht und wirksam arbeiten zu können.

Einige Ideen für wirksame und erfolgreiche Zusammenarbeit im Team:

• Sensibilisieren Sie Führungskräfte und Kollegen für die Notwendigkeit, sich über Spielregeln der Zusammenarbeit, der Organisation guten Miteinanders, der Arbeitstage und -wochen zu unterhalten. Schließlich wird jede davon mit viel Freiraum und neuer Wirksamkeit profitieren.
• Stehen Sie jedem Fokus-Zeiten für konzentriertes und ungestörtes, unterbrechungsfreies Arbeiten zu.
• Richten Sie gemeinsame Erreichbar-Zeiten der offenen Tür ein, z.B. täglich jeweils zwischen 14 und 15 Uhr oder wöchentlich für zwei Stunden.
• Führen Sie ein tägliches Jour Fixe mit max. 15 Minuten Dauer für dringende Themen durch. Ganz wichtig: Jeder hält sich maximal kurz.
• Organisieren Sie wöchentlich (oder in einem für Sie besser passenden Turnus) ein Jour Fixe für weniger dringliche Angelegenheiten, für die Besprechung der wichtigen Dinge durch. Auch hier gilt: Fokus auf das Wesentliche.
• Lernen Sie gemeinsam (!) Disziplin. Das heißt, außerhalb der beschlossenen Regelkommunikation werden Kollegen nur unterbrochen, wenn das auch wirklich sein muss.
• Optimieren Sie Ihre Meetings. Hier steht, wie das schnell und einfach geht.
• Regeln Sie Telefon-Zeiten: Wann ist wer erreichbar und wer nicht. Wer hat in dieser Zeit Telefondienst?
• Vereinbaren Sie E-Mail Antwortzeiten. Für interne E-Mails sollte eine Reaktionszeit zweimal am Tag ausreichend sein. Denn E-Mail-Kommunikation darf nicht ein gutes Chat-System ersetzen.
• Digitalisieren Sie und heben Sie Kollaboration via MS Teams oder anderen geeignete Tools auf ein zeitgemäßes Level. Im Chat lesen alle mit, die das auch dürfen und wollen. Schaffen Sie damit schnellstens Ihre Flut an E-Mails ab.
• Dokumentieren Sie via MS Teams Meetings und anderes: Es gilt auch hier: Wer darf und will liest mit. Das ist ein gewaltiger Transparenzhebel.
• Keine Regel ohne Ausnahme: Legen Sie Ihre festgelegten Spielregeln nicht zu starr und unflexibel aus. 90% Zielerreichung ist in diesem Fall auch Zielerreichung.
• Pflegen und leben Sie Termintreue unbd Pünktlichkeit. Termine sollten eingehalten und nur im äußersten Notfall abgesagt werden. Wer nicht dabei sein kann, bittet nicht um Verschiebung des Termins, sondern liest in der Dokumentation nach und informiert sich.
• Halten Sie Termine stets kurz. 15 Minuten sind durchaus ein gutes Maß für kurzfristige, persönliche wie digitale Abstimmungen.
• Bevor Sie einen Kollegen in seinem Arbeitsfluss unterbrechen, fragen Sie sich stets: Ist das jetzt(!) wirklich notwendig? Kann ich mein Problem nicht auch schnell und einfach selbst lösen?
• Analysieren Sie regelmäßig, wo konkret Sie sich im Team gegenseitig noch zu sehr fremdsteuern und wie Sie diese Engpässe auflösen können.
• Vertrauen Sie der Eigendynamik des gemeinsam entwickelten Sytems. Dieses will, wird und darf sich weiter entwickeln.
• …

Die skizzierten Ideen sind nicht dafür gedacht, dass Sie diese eins zu eins übernehmen. Bitte prüfen Sie, was für Sie passt und nehmen Sie nur das vom Buffet. Passen Sie den ein oder anderen Vorschlag bitte auf Ihren konkreten Bedarf an.

Meiner Erfahrung nach kommen jene Teams in ihrer Wirksamkeit deutlich weiter, die sich über die beschriebenen Themen Gedanken machen, diese ernst nehmen und für sich eine individuelle, stimmige Lösung finden. Gerne begleite ich Sie auf diesem Weg.

Liebe Leser, bleiben Sie mir gewogen und nutzen Sie Ihre Zeit!

Herzlichst
Ihr Thomas Kiefer