Brechen Sie Ihre lahme Meeting-Kultur endlich auf! So geht´s.

Kürzlich hatte ich im Rahmen einer Teamentwicklung wieder einmal den Dauerbrenner Meeting-Kultur auf der Agenda. Auch, wenn Sie das Thema nicht mehr hören können. Schlechte, zu viele und zu lange Besprechungen mit zu vielen Beteiligten sind auch im Jahr 2022 noch einer der größten Zeitfresser und Kostenfallen.

Wir wissen doch alle, was wir tun müssten, damit unsere Meetings professioneller und wirksamer werden. Allein, warum heben wir die dort schlummernden, oft gigantischen Zeitpotenziale und Ergebnishebel nicht?

Quasi direkt aus meinem aktuellen Projekt zur Teamentwicklung heraus habe ich zusammengeschrieben, welche Widerstände im Unternehmensalltag Sie aufbrechen müssen, damit Ihnen bessere Besprechungen gelingen und Sie Ihre Produktivität im Meeting vervielfachen.

Fotonachweis: Manager Magazin 2016, © Maren Hoffmann

Meetings professionell und wirksam gestalten

Wir müssten doch „nur“, immer öfter und professioneller als bisher:

• Einstündige, lahme Besprechungen in Speed-Meetings von 20 Minuten wandeln.
• Die Agenda vorab zur Verfügung stellen.
• Alle relevanten Unterlagen vorab zur Verfügung stellen.
• Im Meeting nur über offene Fragen und kritische Punkte sprechen.
• Meetings nicht absagen, nur weil ein Teilnehmer einmal nicht kann.
• Die Teilnehmerzahl von Meetings drastisch reduzieren. Wer nicht dabei ist, kann im dynamischen Protokoll im Chat des Kollaborationssystems mitlesen und sich bei bedarf selbstverantwortlich zu Wort melden.
• Jeden, vor allem Viel-Redner, anhalten, sich kurz zu fassen und auf das Wesentliche zu fokussieren.
• Einen Moderator benennen, der Zeit- und Agendaverantwortung hat.
  …

Die Hebelpunkte sind klar. Warum bewegen wir diese nicht?

Hinderliche Muster im Unternehmensalltag – Widerstände im Meeting

Könnte es sein, dass …

• das Ergebnis unbedingt meine Handschrift tragen, meine Formulierung enthalten, meinen Weg zeichnen soll und ich die Wege anderer nur schwer gelten lasse?
• mir die Ergebnisse meiner Kolleginnen oft nicht gut genug sind?
• ich fest davon überzeugt bin: Die schaffen das nicht ohne mich?
• uns Machtspielchen im Stil von „Ich will eingeladen werden, sonst bin ich beleidigt“ ausbremsen?
• wir Entscheidungen, an denen wir nicht beteiligt waren, per se blockieren?
• uns Absicherung sehr wichtig ist und wir stets alle gefragt haben wollen?
• wir uns selten die Zeit nehmen, unser Tun regelmäßig zu reflektieren und zu verbessern?
• wir uns darin gefallen, in unproduktiven Meetings zu sitzen und diese regelrecht zelebrieren? Schließlich ist ein Meeting immer noch besser, als alleine am Schreibtisch zu sitzen.
  …

Klar, die beschriebenen Hebelpunkte sind überzeichnet dargestellt. Doch im Kern treffen diese zu.

Wenn Sie produktive und wirksame Besprechungen wollen, müssen Sie alte Muster aufbrechen und neue, auf Erfolg ausgerichtete Gewohnheiten entwickeln.

Wollen Sie wirklich etwas ändern?
Sind Sie bereit, alte und längst überholte Meeting-Muster gegen alle (!) Widerstände aufzubrechen?

Dann tun Sie es. Die ehrliche Bearbeitung von drei Fragen reicht aus:

• Was sollten wir an unseren Meetings verbessern?
• Was tun wir dafür?
• Wen nehmen wir dafür mit ins Boot?

Berichten Sie mir gerne Ihre Fortschritte dazu.

Liebe Leser, kommen Sie gut durch den November und nutzen Sie Ihre Zeit!

Herzlichst
Ihr Thomas Kiefer