Wie Sie das, was wichtig ist, auch wirklich erledigt bekommen.

Sie wollen Ihre wichtigsten Ziele optimaler erreichen? Den Aufwand für Ihre Aufgaben realistisch einschätzen? Sich nicht im Tagesgeschäft verzetteln? Mit überschaubarem Aufwand mehr erreichen? Neben Ihren beruflichen Aktivitäten auch genügend Zeit für Privatleben, Familie, Sport und weitere wichtige Themen haben? Kurz gesagt: Das, was Ihnen wichtig ist, auch wirklich erledigt bekommen? Dann sollten Sie weiterlesen.

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Legen Sie die großen Steine zuerst in Ihren Krug

Sie kennen sicher die eindrucksvolle Geschichte von den großen und kleinen Steinen. Ein Meister unterweist seine Schüler im vernünftigen Umgang mit der eigenen Zeit und mit den Dingen, die wirklich wichtig sind im Leben: Es kommt darauf an, zuerst die großen Steine im Leben zu platzieren, dann die Kleineren.

Eine schöne Business-Version dieser Geschichte finden Sie hier.

In der Theorie hört sich dieses Prinzip leicht an. In der Praxis wird es da schon schwieriger. Man nimmt sich einiges zur Erledigung vor, will an seinen Aufgaben bleiben, dann kommen viele kleine Unterbrechungen dazwischen.

Kennen Sie das ungute Gefühl am Ende des Tages, wenn die ach so dringenden Dinge wieder einmal Vorrang vor den wichtigen Aufgaben hatten?

Mit einem guten Wochenplan schaffen Sie es, Ihre wirklich wichtigen Aufgaben auch zu bearbeiten. Ein Vorschlag zur Vorgehensweise:

Laufende Projekte „durchgehen“ und konkrete nächste Schritte planen

Nehmen Sie sich zwischen Freitag Nachmittag und Sonntag Abend eine Stunde Zeit. Lassen Sie sich in dieser Stunde nicht ablenken. Gehen Sie die Übersicht Ihrer laufenden Projekte durch und listen Sie für jedes Projekt – idealerweise in Ihrem Zielplanbuch oder in Ihrem Notizbuch – den jeweils wichtigsten, nächsten konkreten Schritt auf, den Sie in der kommenden Woche in Angriff nehmen werden. Notieren Sie zu jeder Aufgabe die voraussichtlich benötigte Zeit in Stunden, halben Tagen oder Tagen.

Als Projekte sind an dieser Stelle übrigens nicht nur berufliche Themen, sondern, abgeleitet aus Ihren persönlichen strategischen Zielen auch Aufgaben gemeint, die Sie Ihren Zielen in allen anderen Lebensbereichen (Beruf, Familie, Privat, Sport, Persönliche Entwicklung, Gesellschaftliches Engagement, usw.) näherbringen.

Termine vereinbaren

Als Nächstes planen Sie die Aufgaben – die Wichtigsten zuerst – in Ihrem Terminkalender ein. Verplanen Sie maximal 60 bis 70 Prozent Ihrer Zeit und lassen Sie genügend Reserve für nicht planbare Dinge und für „sonstiges Tagesgeschäft“.

Auf diese Weise sehen Sie sofort, wie schnell Ihr Wochenkalender gefüllt ist, was realistisch ist und welche Aufgaben das Wochen-Pensum sprengen würden.

„Kleine Aufgaben“, die jede für sich wenig Zeit kosten, nehmen Sie mit konkretem Erledigungstermin als to dos in Ihre Aufgabenliste auf, ohne diese jedoch als Termine im Kalender zu planen.

Und die Woche kann kommen

Nun kann Ihre (Arbeits-)Woche kommen. Versuchen Sie es. Das ist ein ganz neues Gefühl, wenn Sie in der Mitte der Woche feststellen, dass Sie viele Ihrer wichtigen Wochenziele bereits erreicht haben.

Was tun bei Ablenkungen?

Bleiben Sie trotz aller Planung flexibel, wenn Verschiebungen notwendig sind.
Wenn Sie feststellen, dass die geplante Zeit nicht ausreicht, beenden Sie die Aufgabe und suchen Sie sich einen Zeitpunkt in Ihrem Kalender, an dem Sie die Aufgabe fertig stellen können.

80% Zielerreichung ist auch Zielerreichung

Vielleicht wenden Sie ganz berechtigt ein: Ein solcher Wochenplan hört sich in der Theorie ganz gut an. Ich habe aber doch die Planung meiner Arbeitswoche nicht selbst in der Hand. Unterbrechungen und Zusatz-Aufgaben kommen doch auch von meinem Chef oder von Kollegen.

Das ist richtig. Wenn es Ihnen jedoch gelingt, sich in Ihrem Arbeitstag wenigstens zwei bis drei Stunden Produktivzeit für Ihre wichtigsten Aufgaben zu reservieren, werden Sie schnell feststellen, dass Sie effektiver (die richtigen Dinge tun) und effizienter (die Dinge richtig tun) arbeiten und Ihnen die Arbeit leichter und stressfreier von der Hand geht. Legen Sie diese Produktivzeit in eine Hochphase Ihrer persönlichen Leistungskurve und lassen Sie sich nicht stören: Schließen Sie die Tür, stellen Sie das Türschild auf „rot“. Leiten Sie Ihr Telefon um und beantworten Sie keine E-Mails. Erklären Sie Ihrem Chef und Ihren Kollegen den Hintergrund und laden Sie diese ein, sich genauso zu organisieren. Bereits zwei Stunden telefonfreie Zeit täglich bringt einen enormen Effizienz-Gewinn.

Machen Sie den Selbst-Test und arbeiten Sie vier Wochen lang mit einem Wochenplan

Auch wenn die Erstellung eines Wochenplanes auf den ersten Blick zusätzlichen Aufwand bedeutet. Die investierte Zeit wird sich für Sie um ein Vielfaches auszahlen.

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Der Wochenplan – kompakt:

  1. Gehen Sie zum Wochenbeginn Ihre laufenden Projekte durch.
  2. Notieren Sie für jedes Projekt konkrete Schritte, die in der kommenden Woche zu erledigen sind.
  3. Schätzen Sie den Zeitbedarf für diese „nächsten Schritte“.
  4. Planen Sie die Erledigung der Aufgaben in der Reihenfolge ihrer Priorität im Kalender als feste Termine ein.
  5. Verplanen Sie maximal 60 bis 70 Prozent Ihrer Zeit und bleiben Sie flexibel.
  6. Halten Sie Ihre Termine diszipliniert und konsequent ein.

Ihre Vorteile:

  • Ihre wichtigsten Ziele bleiben im Fokus, Ihre strategischen Projekte sind wöchentlich auf der Agenda.
  • Sie schätzen den Aufwand für Ihre Aufgaben realistisch ein und bekommen ein gutes Gefühl für das Machbare.
  • Sie sind in der Lage, bei delegierten Aufgaben realistisch abzuschätzen, ob und wenn ja wo Sie diese zeitlich unterbringen, was dafür aus dem Wochenplan herausfallen muss und wo – im Notfall – eventuell Mehrarbeit notwendig wird.
  • Sie verzetteln sich tagsüber nicht mit Surfen im Internet, dem Lesen der Tagespresse oder dringenden Anfragen von Kollegen, da Sie diese auf die dafür freigehaltenen Zeitfenster legen.
  • Sie sind deutlich zufriedener bei Ihrer Arbeit, die Motivation steigt, da die Leistungskurve steigt. Das wird zuerst Ihnen, dann auch Ihren Kollegen und Ihren Vorgesetzten auffallen.

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Zum Weiterlesen:

  • Allen, David: Ich schaff das! Selbstmanagement für den beruflichen und privaten Alltag
  • Covey, Stephen R.: Der Weg zum Wesentlichen: Der Klassiker des Zeitmanagements
  • Covey, Stephen R.: Der 8. Weg: Mit Effektivität zu wahrer Größe

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Bildnachweis: shutterstock.com / Viorel Sima / Anson0618

Über den Autor

Thomas Kiefer Als Ihr Sparringspartner und Berater unterstütze ich Sie in allen Fragen zur Führung und Organisation eines erfolgreichen Unternehmens. Wir setzen den Hebel genau dort an, wo Ihre Wachstumspotenziale liegen, damit Sie mit Siebenmeilenstiefeln das nächste Level erreichen. Mit mir kommen Sie in Bewegung. Sie stärken Ihre Selbstführung, führen zeitgemäß auf Augenhöhe und stellen Ihr Unternehmen, Ihre Führungskräfte und Mitarbeiter zukunftsfähig auf. Der Mensch steht dabei immer im Mittelpunkt. Denn nur in Harmonie und Zutrauen können Menschen über sich hinauswachsen, kommen wirklich in Bewegung und werden ihr volles Potenzial entfalten. Wir passen zusammen, wenn Sie Ihr Unternehmen und vor allem sich selbst weiter voranbringen wollen.

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