Mach dein Bett! Methoden für wirksames Aufgabenmanagement.

Wie viele offene Aufgaben können Sie Tag für Tag jonglieren, ohne in Stress und Panik zu geraten? Eine? Drei? Fünf? 25? Wie professionell ist Ihr Aufgabenmanagement?

Wenn wir zu viele Eisen gleichzeitig im Feuer haben, kann es uns schnell zu heiß werden. Wir sind angespannt, im Stress, unter Druck. Wir verfallen ins Rennen Vielleicht auch ins genaue Gegenteil, wir fühlen uns gelähmt und es geht nur noch mühsam und zäh voran. Das schafft Unzufriedenheit und nimmt die Leichtigkeit.

Ins Tun kommen macht Glücksgefühle

Es lohnt sich, die vielen gleichzeitig offenen Baustellen zu schließen, denn damit reduzieren wir Stress, fühlen uns erfüllter und zufriedener, innerlich ruhiger. Unser Selbstwert steigt und unser Gehirn lässt uns Glücksgefühle erleben.

Doch was tun, sprach Zarathustra? Wo anfangen und die unerledigten Aufgaben endlich in den Griff kriegen?

Es sagt sich so leicht, die Prio-A Aufgaben zuerst erledigen zu wollen, wenn 25 andere Dinge warten, die auch erledigt werden müssen (!). Solche wie die Buchhaltung, die Erfüllung von Dokumentationspflichten, das Beschäftigen mit gesetzlichen und aufsichtsrechtlichen Vorgaben, das Ausräumen der Spülmaschine usw.

Manchmal drücken die vielen offenen Enden so arg, dass es sinnvoll sein kann, sich diesen zuerst zu widmen, weil es gar nicht anders geht. Sie könnten eine konzertierte Aktion starten, und sich Ihren zig offenen Baustellen widmen, die alle unaufhörlich rufen: Schließe mich. Ob Sie dabei die Unangenehmen mit der eat the frog first Strategie zuerst erledigen oder ob Sie sich mit den einfachen Aufgaben warm laufen, ist dabei meiner Meinung nach Geschmacksache. Viel wichtiger ist, dass Sie für sich eine passende Vorgehensweise finden, die Ihre Unerledigten erst gar nicht ins Unermessliche wachsen lässt.

Mach dein Bett! Strategien zur Vollendung unerledigter Aufgaben.

• Schreiben Sie alle Ihre offenen Aufgaben einmal auf einem Zettel runter.
• Markieren Sie jene, die Ihnen den größten Stress verursachen.
• Entscheiden Sie, einen Teil Ihres Ballasts direkt jetzt abzuwerfen und loszulassen. Denken Sie dabei an Bücher, die nicht lohnen, zu Ende gelesen zu werden. Und auch an festgefahrene Projekte und an vieles mehr.
• Vereinfachen Sie: Welche Abkürzung gibt es? Wo sind Hebelpunkte? Wer kann mir den Steigbügel halten, damit ich mit Schwung aufs Pferd komme?
• Delegieren Sie: Wer kann mich wirklich unterstützen?
• Kommen Sie ins TUN. Fangen Sie an. In diesem Zusammenhang könnte das Video „Mach dein Bett“, das die außergewöhnliche Motivationsrede von US Navy Admiral William H. McRaven zeigt, interessant sein. Aber Vorsicht. Die drei Worte „Mach dein Bett“ könnten dann zu Ihrem Wirksamkeits-Mantra werden.
• Reservieren Sie im Rahmen Ihres Time Boxing regelmäßig, das kann abhängig von Ihrer individuellen Situation täglich genauso sein wie einmal in der Woche, ein Zeitfenster. In diesem Zeitfenster gehen Sie die lange Liste der Dinge an, die einfach getan werden müssen. Um die wir alle nicht wirklich herumkommen. Halten Sie diesen Termin mit sich selbst unbedingt ein. Setzen Sie den Termin-Status auf nicht verhandelbar.
• Nutzen Sie eine einfache To Do Liste. Das kann eine einfach Papier-Liste, auf die Sie morgens Ihre Aufgaben des Tages notieren genauso sein, wie ein digitales Tools, das Ihnen dabei hilft, alle losen Enden immer und jederzeit im Griff zu haben. Ich empfehle Things für Mac und das gesamte Apple Ökosystem und ToDoIst für den PC.
• Reduzieren Sie Ihre Ablenkungen auf ein Minimum.
• Fragen Sie sich, warum bestimmte Aufgaben immer mal wieder unerledigt bleiben und welche Muster Sie dahinter entdecken? Und dann, wie Sie diese Muster hinter sich lassen können.
• Implementieren Sie für sich ein motivierendes Belohnungssystem.

Evaluation und wissenschaftliche Grundlagen im Aufgabenmanagement

Der Zeigarnik-Effekt

Die russische Psychologin Bljuma Wulfowna Zeigarnik fand heraus, dass unvollendete Aufgaben besser erinnert werden als abgeschlossene. Was auf die Erreichung eines Zieles hin durchaus sinnvoll werden kann, wird aus unserer Betrachtungsperspektive zum Nachteil, da zu viele unvollendete Aufgaben zu einem Gefühl der Unruhe führen können.

Kognitive Dissonanztheorie von Leon Festinger

Festingers Theorie beschreibt den Zustand der Unstimmigkeit oder des Konflikts, der entsteht, wenn eine Person widersprüchliche Gedanken, Einstellungen oder Handlungen hat und postuliert, dass Menschen einen inneren Drang haben, diese kognitive Dissonanz zu reduzieren, um ein konsistentes und harmonisches Denksystem aufrechtzuerhalten. Übertragen auf unser Aufgabenmanagement könnte das bedeuten, dass die Pflicht, bestimmte Aufgaben, die erledigt werden müssen, uns unseren Zielen aber nicht näher bringen, im Widerspruch steht zu unserem Wunsch, unseren vollen Fokus auf unsere Prio-A-Aufgaben zu lenken, die uns unseren Zielen näher bringen.

Kurt Lewin und seine Feldtheorie

Nach Kurt Lewins Feldtheorie könnte die Existenz unerledigter Aufgaben als eine Kraft im psychologischen Feld wirken, die zu innerer Unruhe führt. Der Abschluss dieser Aufgaben könnte dazu beitragen, das Gleichgewicht im psychologischen Feld wiederherzustellen.

Mihaly Csikszentmihalyi und der Flow-Zustand

Optimale Arbeitsergebnisse erreichen wir im Flow-Zustand. Das ist eine Phase intensiver Konzentration, vollständiger Vertiefung und optimaler Leistung. Die Zeit wird vergessen und unser Bewusstsein ist vollständig auf die Handlung ausgerichtet. Der Flow-Zustand wird als positiv und befriedigend wahrgenommen.

Je mehr Aufgaben offen sind, desto öfter wechseln wir zwischen diesen einzelnen Aufgaben hin und her, desto höher werden die sogenannten Umstellungskosten und die Zeit, die wir nach einem Switch benötigen, um uns wieder ganz auf die Aufgabe fokussieren zu können.

Beispiele für innere Ruhe und Glücksgefühle nach dem Erledigen von Aufgaben

• Sie haben Ihre Präsentation in der Führungsrunde hinter sich und fühlen sich erleichtert und entspannt.
• Sie haben einige Tage vor der Deadline zum Projektabschluss geliefert.
• Sie haben endlich Ihre Informationssicherheitsstrategie aufgesetzt und implementiert.
• Sie haken zufrieden wesentliche Teile Ihrer To-Do-Liste ab.
• Die Wohnung glänzt wieder picobello.
• Sie haben die knarzende Tür endlich geölt?
• Der nervende Fleck, den Ihr Laserdrucker auf jeder Seite produzierte, ist endlich beseitigt.
  …

Welches sind Ihre Strategien, um nicht zu viele offene Aufgaben gleichzeitig zu haben?
Was tun Sie, um immer mal wieder Ihre Baustellen zügig zu Ende zu bringen? Ihr Stresslevel zu reduzieren?

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Liebe Leser, bleiben Sie mir gewogen und nutzen Sie Ihre Zeit!

Herzlichst
Ihr Thomas Kiefer

Fotonachweis: Thomas Kiefer