In diesem Beitrag erfahren Sie, wie Sie ein System Ihres täglichen Tuns schaffen, das klar auf die Erreichung Ihrer wichtigsten Ziele ausgerichtet ist. Konkret lernen Sie, wie Timeboxing Ihnen dabei hilft, Ihre Woche optimal zu strukturieren und jeden Tag auf Ihr wichtigstes Ziel einzuzahlen.
Sie haben immer nur den heutigen Tag. Eigentlich sogar immer nur den aktuellen Moment. Was Sie jetzt in Richtung Ihres Ziels nicht tun, das werden Sie nachher, werden Sie morgen nicht getan haben. Das klingt vielleicht hart, ist aber die Wahrheit.
Deshalb: Schaffen Sie sich ein System Ihres täglichen Tuns, das klar auf die Erreichung Ihrer wichtigsten Ziele ausgerichtet ist. Dieses System muss und wird sie, wenn Sie nur dem aufgesetzten Prozess folgen, Ihrem Zielbild mit Siebenmeilenstiefeln entgegentragen.
Zeitmanagement im Jahr 2023 – mit System und Methode – Timeboxing
Bitte beamen Sie sich für einen Moment lang in Ihre Schulzeit zurück. Oder Sie nehmen in Gedanken den Stundenplan Ihrer Kinder zur Hand. Dieser Schulstundenplan ist darauf ausgerichtet, dass am Ende des Schuljahres das Stoffpensum durchgearbeitet sein wird. Start um 7.45 Uhr mit einer Doppelstunde Mathe. Fünf Minuten Pause. 45 Minuten lang Erdkunde. Dann große Pause. Und so weiter. Wenn die für Mathe budgetierte Zeit für heute aufgebraucht ist, gibt es einen recht harten Stop. Und das nächste Thema steht an.
Übertragen Sie doch einfach das Prinzip des Stundenplans aus der Schule auf Ihre Arbeitswoche. Sie haben 40 Stunden, acht Stunden an jedem Tag. Auf Basis Ihres Zielbilds überlegen Sie, welche unterschiedlichen Fächer Sie bearbeiten werden. Für den Marktvorstand einer Genossenschaftsbank könnten die wichtigsten Fächer Strategie- und Entwicklungsthemen, Führung und Kommunikation, Repräsentation, Management, Netzwerken und Austausch, Fortbildung sein. Wie könnten Sie als Marktvorstand nun Ihre Zeitbudgets für diese „Fächer“ geschickt auf Ihre Arbeitswoche verteilen. Reicht ein Acht-Stunden-Tag für Strategie- und Entwicklungsthemen? Wie organisieren Sie die Jour Fixe Termine mit den Ihnen direkt unterstellten Führungskräften? Wieviel Zeit veranschlagen Sie „zum Managen“? Wieviele Stunden sind Ihnen Netzwerken und Repräsentation wert? Usw.
Timeboxing im Team
Testen Sie das einfach einmal. Füllen Sie Ihre Arbeitswoche mit Ihren notwendigen Fächern. Schnell werden Sie bemerken, dass so eine Woche enorm kurz ist und dass es vor allem an den Schnittstellen und an den Synchronisationspunkten mit Ihren Kollegen gar nicht so einfach ist, so einen Stundenplan auch nur aufzustellen. Ideal ist, wenn Sie Timeboxing zum Mannschaftssport erklären. Das heißt, Sie „synchronisieren“ Ihre Kalender einigermaßen miteinander, z.B. innerhalb des Führungskreises oder mit Ihrem Team. Ja, das ist nicht einfach. Aber es birgt einen unwahrscheinlichen Produktivitätshebel.
Timeboxing als Erfolgsritual
Genau an dieser Stelle liegt ein Scheidepunkt, der gleichzeitig ein Hebelpunkt ist. Wenn Sie Ihren Stundenplan, sagen wir im Durchschnitt zu 70 bis 80% einhalten, werden Sie fast von selbst der Erreichung Ihrer Ziele Schritt für Schritt entgegenlaufen. Und wenn nicht? Dann werden Sie Getriebener Ihrer selbst bleiben und Ihren Aufgaben weiterhin „hinterherlaufen“. So einfach ist das.
Mit Timeboxing zahlen Sie täglich auf Ihr Zielbild ein
Das nur, soweit Ihre gewählten Fächer und die in dieser Fachstunde verrichtete Arbeit auf Ihr Zielbild einzahlt. Schaffen Sie sich Fokus-Zeiten, an denen Sie nicht verfügbar sind und in denen Sie in Ruhe und konzentriert arbeiten. Überlegen Sie gut, welche Stunden davon für Sie – außer in absoluten Notfällen – nicht verhandelbar sind. Im Gegenzug sorgen Sie dafür, dass Sie immer wieder verfügbar sind, vor allem wenn schnelle Entscheidungen gebraucht werden.
Flexibel bleiben mit cleverem Kalendermanagement
Und wenn doch etwas Wichtiges dazwischenkommt? Dann nutzen Sie Ihren Kalender als Prüfwerkzeug: Bin ich bereit, den Termin, an dem ich mich mit dem für mich so wichtigen Zukunftsthema beschäftigen wollte, um zwei Wochen zu verschieben, und die daraus entstehenden Konsequenzen zu tragen. Oder kann das vermeintlich dringende Gespräch mit dem Projektleiter des Digitalisierungsprojektes nicht doch mein Kollege alleine führen.
Timeboxing in der Praxis
Wenn Sie dieses System nur für zwei, drei Wochen ausprobieren und möglichst konsequent durchhalten, werden Sie feststellen, welchen Schub Sie in dieser kurzen Zeit in Richtung auf Ihr Ziel entwickeln. Und, quasi als Nebeneffekt, dass Sie die unzähligen und vermeintlich dringenden Kleinigkeiten, die scheinbar dringenden E-Mails und schnellen Rückrufe trotzdem irgendwie noch unterbringen. Und zwar mit Leichtigkeit.
Nutzen Sie dieses Systems und finden Sie sich auf diese Art schnell in Ihren idealen Tag, Ihre ideale Woche hinein.
Liebe Leser, bleiben Sie mir gewogen und nutzen Sie Ihre Zeit!
Herzlichst
Ihr Thomas Kiefer
Fotonachweis: Thomas Kiefer / Pixabay – Bru-nO
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