So widerstehen Sie Fremdsteuerung und kriegen Ihre Aufgaben optimal geregelt

In diesem Beitrag lesen Sie, wie es Ihnen gelingt, Ihre Fokuszeiten, die Sie mit der Timeboxing Methode in Ihrem Kalender geplant haben, auch einzuhalten. Konkret: Wie Sie der lauernden Fremdsteuerung widerstehen, sich auf Ablenkungen möglichst nicht einlassen und stattdessen Ihre Tagesaufgaben wirksam und mit Leichtigkeit geregelt kriegen.

1. Machen Sie Ihre wichtigsten Termine zu einer nicht verhandelbaren Handlung.
   Es gibt immer wieder Notfälle, auf die wir reagieren müssen. Wenn Unvorhergesehenes jedoch mehr als 10 bis 20% Ihrer eigentlich geplanten Termine raubt, dann gibt es Handlungsbedarf. Gerade, wenn es um wichtige Termine, die auf die Erreichung Ihrer Schlüsselziele einzahlen, aber meist nicht dringend sind, geht, werden wir schwach. Bleiben Sie stark. Verteidigen Sie Ihre wichtigen Termine vor sich selbst und vor anderen als nicht verhandelbare Handlung. Erst, wenn Sie im „Verteidigen“ Ihrer Termine stark bleiben, werden Sie feststellen, dass die vermeintlich dringende Anfrage, die unbedingt gleich gelöst werden will, auch noch einen oder gar mehrere Tage Zeit hat. Oft sich sogar von selbst regelt, weil der Anfragende sich anderweitig nach einem Problemlöser umsieht.
2. Bleiben Sie flexibel.
   Verplanen Sie maximal 80% Ihrer Woche. Sorgen Sie dafür, dass ausreichend Reserven vorhanden sind. Schieben Sie, wenn der Kalender voller und voller wird, die Schlüsseltermine mit sich selbt gerne innerhalb der Woche, aber verschieben Sie diese möglichst nicht auf die Folgewoche und lassen Sie diese vor allem nicht ganz ausfallen. Reservieren Sie täglich nach Ihrer Fokuszeit eine halbe Stunde, um die Klein- und Kleinstaufgaben, Rückrufe usw. zu erledigen. Planen Sie diese halbe Stunde zum Beispiel vor der Mittagspause ein, wenn Ihr Akku nach zwei, drei Stunden fokussierter Arbeit bei 60% steht und schaffen Sie in dieser halben Stunde einige der „geistig leichteren“ Kleinstaufgaben und Rückrufen weg.
3. Setzen Sie beim Team-Kalender an.
   Stimmen Sie dazu die persönlichen Kalender für gemeinsame Termine aufeinander ab. Sie könnten zum Beispiel täglich ein fünfzehnminütiges Speed-Meeting im Team organisieren, an dem Gelegenheit ist, Dringendes anzusprechen und kurzfristig zu reagieren. Sie investieren täglich diese 15 Minuten, dafür haben Sie den Rest vom Tag weniger Unterbrechungen und mehr Ruhe und Zeit für fokussierte Arbeit. Halten Sie zusätzlich zwei Stunden an einem fixen Tag pro Woche zur gleichen Zeit in allen Kalendern frei. So verhindern Sie, dass Sie nicht Wochen auf Terminmöglichkeiten warten, an denen alle Zeit haben. Stattdessen können Sie wöchentlich schnell und kurfristig reagieren. Entscheidungen, für die Sie kein Präsenz- und auch kein Online-Treffen benötigen, können Sie schnell und unkompliziert im MS Teams Chat treffen. Ich empfehle Ihnen, dort einen Rahmen für Reaktionszeiten gemeinsam abzustecken.
4. Im Team:
   Stellen Sie im Wechsel einen aus dem Team für Telefondienst, Sofortmaßnahmen und „Feuerwehr-Aktionen“ ab, während die anderen Teammitglieder unterbrechungsfrei und konzentriert an den Fokusthemen arbeiten.
5. Ihr Job ist es, unterbrochen zu werden und Anliegen Ihrer Kunden schnell zu lösen?
   Zum Beispiel in einem Service-Center? Auch hier ist es möglich, Aufgaben, die in Ruhe besser erledigt werden können, störungsfrei zu erledigen. Siehe dazu Punkt 4.
6. Seien Sie ehrlich. Wie konsequent sind Sie mit sich selbst?
   In der Schule war es eher schwierig, die Deutsch-Stunde zu schwänzen, nur, weil Sie gerade keine Lust oder „Wichtigeres“ zu tun hatten. Wenn Sie im persönlichen Kalender zwei Stunden Weiterarbeit am Schulungskonzept vor sich haben, bleiben Sie stark und konsequent. Halten Sie den mit sich selbst vereinbarten Termin unbedingt ein. Die Stärke wächst mit der Konsequenz.
7. Tun Sie so, als ob.
   Sie haben gerade wenig Motivation? Dann testen sie einmal die „So tun als ob Methode“. Tun Sie einfach so, als ob Sie sich gerade wie ein Schneekönig auf die anstehende Aufgabe freuen. Sie werden sehen, diese Methode funktioniert nicht immer. Aber immer öfter.
8. Machen Sie sich wöchentlich bewusst, wo Ihre Potenziale für mehr Konsequenz und Disziplin im täglichen Tun liegen.
   Überlegen Sie: Von was und von wem lasse ich mich immer fremdsteuern und ablenken? Wo und wie lenke ich mich immer wieder selbst ab? Welche Absprungpunkte sind es, an denen ich meine ursrpüngliche Kalenderplanung schleifen lasse? Welche eingefahrenen Muster werde ich überwinden, damit ich mich immer weniger fremdsteuern lasse, mehr und mehr in meine optimale Wirksamkeit und meine innere Zufriedenheit komme?

Sie haben weitere Ideen und bewährte Tipps, wie Sie Fremdsteuerung widerstehen und Ihre Aufgaben optimal geregelt kriegen? Kommentieren Sie gerne oder schreiben Sie mir.

Liebe Leser, bleiben Sie mir gewogen und nutzen Sie Ihre Zeit!

Herzlichst
Ihr Thomas Kiefer

Fotonachweis: Thomas Kiefer