Arbeitsorganisation: Das Notizbuch – Ihr persönliches Erfolgsbuch

Lesen Sie in diesem Beitrag, wie ein intelligent geführtes Notizbuch Ihnen hilft, Ihre persönliche Arbeitsorganisation weiter zu optimieren und damit Ihre Ziele leichter und schneller zu erreichen.

Warum ein Notizbuch?

• Zum Festhalten von Gedanken und Ideen
• Für schnelle Brainstormings / Mind-Maps
• Zur Dokumentation von Aufgaben
• Für die Mitschrift in Meetings
• Zur Reflexion des eigenen (Arbeits-)Tages
• Das Notizbuch als Zielplanbuch
  (Gratis-Checklisten zum Thema finden Sie hier:
• Das Notizbuch als Erfolgstagebuch

Das Notizbuch als Bestandteil Ihres persönlichen Arbeits-Systems

Nutzen Sie Ihr Notizbuch als zentrale „Inbox“, von der aus Sie Ihre Gedanken und Ideen in Ihr persönliches Aufgaben- und Terminmanagement oder in Ihr Archiv / Wissensmanagement weiterverteilen. Das Notizbuch ist insofern nicht als Alternative, sondern als wertvolle Ergänzung Ihrer Aufgabenlisten, Ihres Termin-Managements und Ihres persönlichen Archivs zu sehen.

Die Notizbuch – Hard- und Software

Je nach individueller Vorliebe führen Sie Ihr Notizbuch digital oder klassisch als Papier-Version, idealerweise in einem gut transportablen Format. Auf dem elegant weichen Papier von Moleskine und Leuchtturm schreibe ich persönlich am liebsten.

Wichtig ist, dass Sie Ihr Notizbuch immer und überall dabei haben. Das lässt sich inzwischen auch digital sehr komfortabel umsetzen. Sie suchen ein Notizbuch, das auf Ihrem Desktop-PC, Ihrem Laptop, Ihrem Smartphone und Tablet immer aktuell und auf gleichem Stand ist? Dann sollten Sie sich eine der zahlreichen Cloud-Lösungen z.B. von Microsoft, Apple, Google, Dropbox anschauen. In einigen Systemen können Sie Ihre Daten auch in einen verschlüsselten Truecrypt-Container legen oder mit dem Tool Cloudfogger vor unberechtigtem Zugriff schützen. Im Mediencenter der Deutschen Telekom liegen Ihre Daten auf Servern im Inland. Wichtig bei der Wahl der für Ihren Bedarf geeigneten Cloud-Lösung ist deren Kompatibilität mit Ihren weiteren Apps.

Wenn Sie Ihre Daten nicht in einer Cloud ablegen und trotzdem mobil nutzen wollen, können Sie einen (z.B. mit Truecrypt verschlüsselten) USB-Stick verwenden. Möchten Sie Ihr Notizbuch synchron zum PC auch auf dem Tablet führen, werden Sie um eine Cloud-Lösung fast nicht herumkommen.

Für den unkomplizierten Austausch (PC, Smartphone, Tablet) ist es wichtig, dass die Dateiformate der genutzten Schreibprogramme untereinander kompatibel sind. Ich nutze auf dem PC MS-Word und auf dem Tablet Pages von Apple und den schlankeren iA Writer.

Handschriftliche Notizen und Skizzen lassen sich inzwischen auch auf dem Tablet sehr komfortabel festhalten. Meine Favoriten sind die App UPAD und der Tablet-Stift ButterFox.

Zur dauerhaften Archivierung Ihrer Notizbücher ist es sinnvoll, Dateien im RTF-Format und handschriftliche Notizen im pdf-Format zu speichern. Diese Vorgehensweise sichert Ihnen zusätzlich den einfachen Austausch zwischen den Systemen heute und in Zukunft. Wenn Sie Evernote & Co nutzen, prüfen Sie, ob für Ihren Bedarf die Möglichkeiten zur Datensicherung, zum Datei-Export und Austausch ausreichen.

Die Notizbuch-Struktur

Ist Ihr Notizbuch gleichzeitig Ihr persönliches Zielplan- und Erfolgsbuch, reservieren Sie die vorderen Seiten für Ihre Ziele und Leitsätze. Die Eintragungen erfolgen chronologisch, die Überschrift enthält Thema und Datum. Egal ob Papierversion oder digital: Wenn Sie aus Ihren Notizen weitere Aufgaben ableiten bzw. diese später in Ihr Arbeits-System übertragen wollen, kennzeichnen Sie diese Notizen durch ein Kästchen, das Sie bei der täglichen / wöchentlichen Durchsicht (vgl. Der Prozess / Workflow) abhaken. Ein Inhaltsverzeichnis – beim digitalen Notizbuch automatisiert erstellt – schafft einen schnellen Überblick über wichtige Themen und Meilensteine.

Der Workflow: Input – Verarbeitung – Output

Das Notizbuch ist neben Ihrem E-Mail-Eingang und Offline-Briefkasten zentrale Sammelstelle für vielfältigen Input, den Sie in Ihrem Notizbuch an einem Ort speichern. Idealerweise werden die Notizen täglich am Ende des Arbeitstages „ausgewertet“ und, falls notwendig, in das Aufgaben- und Terminmanagement oder in das persönliche Archiv / Wissensmanagement übernommen. Zur Klarstellung: In den meisten Fällen werden Sie Aufgaben und Termine direkt in Ihre Aufgabenlisten oder Ihren Terminkalender übernehmen. Nur falls Sie darüber hinaus im Rahmen der Durchsicht Aufgaben aus Ihren Notizen ableiten, übertragen Sie diese in Ihre Aufgabenliste. Gleiches gilt für das persönliche Archiv. Wie Sie ein solches Archiv professionell und schlank aufbauen, werden Sie in einem der nächsten Beiträge lesen.

Das Notizbuch konsequent und clever führen

• Immer dabei, unterwegs wie auf dem Nachttisch, um – Heureka – jederzeit Geistesblitze und Einfälle im wahrsten Sinne des Wortes festhalten zu können
• Notizen nur noch im Notizbuch, keine Zettelwirtschaft mehr
• Einfälle und Informationen gleich eintragen, auch nachts um 3 Uhr
• Regelmäßiges Auswerten und Übertragen in Ihr Arbeits-System

Fazit

Ein konsequent und clever geführtes Notizbuch wird zu einem wertvollen Begleiter, den Sie nicht mehr werden missen wollen:

• Vollständige Dokumentation von Projektnotizen und wichtigen Meilensteinen
• Wer schreibt, der bleibt – Ihre Informationen gehen nicht verloren
• Schneller Rückblick auf Ihre zentralen „Meilensteine“
• Gute Ideen gehen nicht verloren, Sie vergessen nichts mehr
• Ihr Kopf ist frei für wichtige Dinge, Ihr Notizbuch „denkt“ mit, übernimmt die Funktion einer zentralen Festplatte und vergisst nichts
• Schnelles Finden von Informationen und Notizen mit einer chronologischen Übersicht und einem Inhaltsverzeichnis
• Komfortable Suchfunktion im digitalen Notizbuch, Finden in Sekundenschnelle

Zum Weiterlesen

• Allen, David: Wie ich die Dinge geregelt kriege – Selbstmanagement für den Alltag,
  14. Auflage Dezember 2011, Piper Verlag

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