Sie finden nur schwer gemeinsame Termine? Deren Abstimmung ist aufreibend und zeitaufwendig? Zu viele Termine werden immer wieder verschoben? Ihre Aufgaben und Projekte stocken, weil die Klärung oft zu lange dauert und Entscheidungen nicht kurzfristig möglich sind?
Ideen für Führungskräfte
Planen Sie kurze, regelmäßige Briefings zwischen fünf und 15 Minuten Dauer in festem Turnus. Damit die Arbeit im Fluß bleibt, halten Sie den zeitlichen Abstand zwischen diesen Terminen kurz. Je nach Kontext kann es durchaus sinnvoll sein, wenn Sie das Briefing mit Ihren Mitarbeitern täglich durchführen. Der Termin wird einmal festgelegt und nicht verschoben. Jeder hält sich die Zeit für diesen Termin frei. Mitarbeiter anderer Standorte und aus dem Homeoffice schalten sich digital mit Ton und Bild zu. Die kurze Besprechung beginnt und endet pünktlich und findet nur bei Notwendigkeit statt. Sie hat einen festen Ablauf. Jeder Beteiligte hat die Chance, seine Themen kurz und klar zu formulieren und, falls notwendig, zur Entscheidung zu bringen. Notwendige Abstimmungen werden möglichst auf dieses Briefing konzentriert und finden nur im Ausnahmefall außerhalb statt. Es gibt ein kurzes Ergebnisprotokoll, das direkt im Briefing erstellt wird und auf das alle digital zugreifen können. Angenehmer Nebeneffekt dieser Treffen: Die Arbeit im Team wird optimal transparent.
Ideen für die Management- und Führungsebene
Ähnlich des oben skizzierten Briefings findet eine möglichst kurze, idealerweise halbstündige, maximal einstündige Abstimmung als Führungsmonitor / Management Dialog wöchentlich oder alle 14 Tage statt. Agenda-Themen können und müssen von allen Beteiligten in einem digitalen Management Board auf Basis der Kanban Methodik vorab eingestellt werden. Dort werden auch die Ergebnisse und Entscheidungen in kurzer Form dokumentiert.
Ideen für die Projektarbeit
Möglichst alle Termine über die gesamte Projektlaufzeit werden zum Projektstart in der ersten Sitzung der Projektgruppe gemeinsam festgelegt und terminiert, ebenso alle dazu notwendigen Räume und Ressourcen in einem Aufwasch reserviert. So wird der Aufwand für die Terminfindung auf ein Minimum reduziert. Kurzfristige Änderungen sind nicht zu vermeiden und deshalb flexibel möglich.
Das Kommunikations-Board
Installieren Sie für jeden Ihrer Kommunikations-Kreise ein elektronisches Kommunikations-Board. Das kann ein einfacher Mitarbeiter-Chat, ein Wiki oder ein Social Intranet sein. Dort diskutieren Sie Themen und dokumentieren Ergebnisse. Alle Beteiligten sind stets aktuell informiert und genießen maximale Transparenz.
Wenn es brennt
Nur in Ausnahmefällen werden Rückfragen und Entscheidungen nicht bis zum Termin des nächsten Kommunikations-Kreises warten können. Doch auch wenn es einmal brennt, d.h. wenn es schnell gehen muss, ist das kein Problem. Schließlich haben Sie ein digitales Kommunikations-Board, mit dessen Hilfe Sie Informationen einstellen, schnell und flexibel Meinungen einholen, sich abstimmen und auch entscheiden.
Professionelles Miteinander, schnelle Entscheidungen, bessere Ergebnisse
Egal ob in der Linie, im Management oder in der Projektarbeit: Mit den oben skizzierten Ideen reduzieren Sie den Administrationsaufwand für Abstimmungen und zur Terminkoordination auf ein Minimum. Sie treffen Entscheidungen qualifiziert und schnell. Gleichzeitig sorgen Sie für optimale Transparenz. Die Arbeit in der Linie und in Projekten bleibt stets im Fluß. Das reduziert den Frust, sorgt für gute Stimmung und bessere Ergebnisse.
Was tun Sie, um Administration und Verwaltungsaufwand auf ein Minimum zu reduzieren?
Was sagen sie zu den skizzierten Ideen?
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Bis dann und beste Grüße!
Thomas Kiefer
Fotonachweis: Thomas Kiefer / Pixabay
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