So funktioniert erfolgreiche Projektarbeit im Lockdown

In der letzten Woche durfte ich als Prozessberater eines mittelständischen Unternehmens ein neues Projekt zur digitalen Transformation starten. Im Förderprogramm unternehmensWert:Mensch plus sind 80% der Beratungskosten förderfähig. Ziel des Programms ist es, unter Einbeziehung der Beschäftigten nachhaltige Lern- und Veränderungsprozesse im Unternehmen anzustoßen.

Aktuell höre ich vielfach: „Wir sind froh, wenn wir unser Unternehmen am Laufen halten.Unsere Projekte sind zurückgestellt. Neues fangen wir aktuell nicht an.“ Klar, was nicht geht, das geht nicht. Doch ist das wirklich immer so? Geht es nicht doch?

Mit diesem Einblick möchte ich Mut machen und zeigen: Wo ein Wille ist, ist auch ein Weg, und es geht doch.

Klar, auch in diesem Projekt werden wir uns nach Besserung der Lage persönlich treffen. Jedoch, vieles geht auch online. Und das nicht „irgendwie“, sondern sehr gut.

Ziel des Projekts ist die Digitalisierung der Geschäftsprozesse und die Optimierung der internen Zusammenarbeit und Kommunikation.

Gestartet waren wir mit Experten-Interviews. Vertreter der Geschäftsleitung sowie unterschiedlicher Funktionen des Unternehmens wurden zu Ansatzpunkten und Potenzialen befragt. Die Interviews liefen im Rahmen eines Online-Meetings zu dem ich via MS Teams eingeladen hatte. MS Teams bindet sich optimal in Outlook ein, ein Teams-Meeting lässt sich wie ein „normaler“ Termin im Kalender eintragen, dazu Gäste einladen. Mit Klick auf den „Teams-Button“ innerhalb Outlook wird automatisch ein Zugangs-Link zum Meeting erstellt.
Das Meeting hatte ich von acht bis zwölf Uhr terminiert, die einzelnen Teilnehmer waren auf Zeitblöcke von ca. einer Stunde in diesem Zeitraum eingeladen und kamen zu ihrer individuellen Start-Zeit ins Video-Meeting. Mit dem Warteraum lassen sich Überschneidungen verhindern.

Die Antworten auf meine Interview-Fragen dokumentierte ich in einem vorbereiteten Word-Dokument, das ich „mitlaufen“ ließ, d.h. die Teilnehmer konnten es als digitales Whiteboard sehen. Um zwölf Uhr waren wir mit drei Gruppen durch. Im Vergleich zu einem Interview, das ich persönlich in einem Besprechungszimmer geführt hätte, sehe ich nicht wirklich Nachteile. Und ich sage es an dieser Stelle ganz klar. Argumente gegen Online-Meetings wie „Obwohl wir uns sehen und hören, geht doch der persönliche Kontakt, Gestik, Mimik usw. verloren“ halte ich oft für vorgeschoben. Das persönliche Gespräch hat eine andere Qualität. Aber, wenn beide Online-Gesprächspartner das wollen, kommt auch das Online-Gespräch einem persönlichen Gespräch sehr nahe.

Einige Tage später ging es weiter mit dem Projektstart-Workshop. Auch via MS Teams, über vier Stunden. Diese vier Stunden sind lang, wenn diese am Stück vor dem Bildschirm verbracht werden. Deshalb lockern wir diese optimal auf. Dazu gleich mehr.

Technische Probleme? Klar. Sind diese ein Problem? Nein. Was heißt das? Es ist ganz normal, dass es zu Beginn einige Minuten dauert, bis jeder mit Bild und Ton dabei ist. Da sind Audioquellen richtig einzustellen, Zugriffsberechtigungen neu zu setzen usw. Aus der Erfahrung heraus kann ich als Moderator hier viel helfen, mindestens ein Tekkie unter den Teilnehmern ist auch immer dabei. Mit etwas Geduld und gegenseitigem Verständnis bringen wir das Meeting dann gemeinsam ins Laufen, oft in wenigen Minuten. Und schon ab der zweiten Runde sind es deutlich weniger Probleme. Spätestens beim dritten Treffen läuft dann alles.

In der großen Runde, wir waren acht Teilnehmer, starteten wir mit einem Impuls von mir in die Gruppe. Dafür zeigte ich ein kurzes Video und wenige Folien. Dann starteten die Teilnehmer zur Erstellung eines Zielbildes. Jeder für sich. In dieser Zeit wurden der Bildschirm und das Mikro in MS Teams auf stumm geschalten. Jeder erstellte einen Teil des Zielbilds aus seiner Perspektive. Zur vereinbarten Zeit wurden die Ergebnisse in Dateiform den Kollegen und Kolleginnen, die aus dem Büro oder aus dem Homeoffice zugeschaltet waren, zur Verfügung gestellt.

Am digitalen Whiteboard wurden mit Textnotizen, handschriftlichen Notizen, Karten und auch Fotos, fast so wie wir das aus einem analogen Workshop kennen, die zu optimierenden Kernprozesse identifiziert. Microsoft stellt hier mit MS Whiteboard in MS Teams eine optimal integrierte und gute Lösung bereit.

Die ersten Ideen zur Automation und Optimierung der Prozesse wurden im kleinen Kreis in eigens dafür eingerichteten Gruppenräumen (Breakout Rooms) besprochen. Teilnehmer können den Gruppenräumen automatisch im Zufallsmodus oder manuell zugeordnet werden. Das ist ein Super Feature.
In der Gesamtgruppe hatten wir uns dann dem ersten „Pilotprozess“ gewidmet. Im von mir als Moderator übertragenen Word-Dokument wurde der Soll-Prozess schnell und transparent skizziert.

Soweit der heutige Einblick in die echte Projektarbeit online in Zeiten des Lockdown. Die Rückmeldungen der Teilnehmer waren ausnahmslos sehr gut. Dass die Projektarbeit online lief, schmälerte die Begeisterung für das Thema nicht, im Gegenteil. Schließlich hat es auch einige Vorteile, wenn ich an einem Workshop auch vom Homeoffice teilnehmen kann, dafür mein Auto in der Garage bleiben kann und ich selbst meine Kontakte reduziere.

Damit ist allen geholfen. Und, ganz wichtig. Die Entwicklungs-Arbeit am Unternehmen, der Transformationsprozess läuft weiter. Der sichere und professionelle Umgang mit neuen Tools wird im täglichen Tun schon in der Projektarbeit gelernt.

Microsoft hat der Software MS Teams in den letzten Monaten viele neue Features spendiert. Der große Vorteil von Teams ist, dass Sie sich nicht nur zu Online Meetings verabreden, sondern die komplette virtuelle Zusammenarbeit inklusive Datei- und Dokumentenmanagement, Chat, Wiki usw über Teams organisieren können.

Auch die Einbindung externer Partner ist möglich. Weiterer Vorteil: Meist sind in den Unternehmen Microsoft Exchange Lösungen schon vorhanden. MS Teams wird einfach dazu geschalten, sicher und konform mit der DSGVO.

Das Zauberwort für erfolgreiche Online Zusammenarbeit und Online Projektarbeit ist nicht neu, es besteht aus drei Buchstaben: TUN. Einfach machen.

Wie sind Ihre Erfahrungen in der Online Zusammenarbeit? Wo stehen Sie evtl. vor Hindernissen? Wie haben Sie diese überwunden? Was nervt Sie? Was treibt Sie in diesem Zusammenhang um? Was läuft gut?

Bitte kommentieren Sie gerne und lassen Sie uns teilhaben.

Bis dann und beste Grüße!

Fotonachweis: Thomas Kiefer / Gerd Altmann – Pixabay


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Über den Autor

Thomas Kiefer Als Ihr Sparringspartner und Berater unterstütze ich Sie in allen Fragen zur Führung und Organisation eines erfolgreichen Unternehmens. Wir setzen den Hebel genau dort an, wo Ihre Wachstumspotenziale liegen, damit Sie mit Siebenmeilenstiefeln das nächste Level erreichen. Mit mir kommen Sie in Bewegung. Sie stärken Ihre Selbstführung, führen zeitgemäß auf Augenhöhe und stellen Ihr Unternehmen, Ihre Führungskräfte und Mitarbeiter zukunftsfähig auf. Der Mensch steht dabei immer im Mittelpunkt. Denn nur in Harmonie und Zutrauen können Menschen über sich hinauswachsen, kommen wirklich in Bewegung und werden ihr volles Potenzial entfalten. Wir passen zusammen, wenn Sie Ihr Unternehmen und vor allem sich selbst weiter voranbringen wollen.

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