Thomas Kiefer – Zeit weise nutzen

Vor kurzem saß ich in meiner Rolle als Sparringspartner gemeinsam mit Bereichsleitern in einem Meeting. Ein Projektleiter stellte sein Konzept zum Thema Prozessoptimierung mit elektronischer Unterschrift vor.

Typische Probleme im Meeting

Besser gesagt: Er wollte sein Konzept vorstellen. Er hatte keine Minute geredet, da wurde er jäh unterbrochen: „Ja, aber, das geht doch so gar nicht, …“ Schnell war viel Emotion im Spiel. Der Energiepegel im Raum sank spürbar. Zwei, drei Wortführer begannen eine aufgeregte Diskussion, weitere Teilnehmer sagten gar nichts, andere tippten auf ihren iPads und iPhones. Die Zeit wurde lang.

Da ich nur als Gast geladen und erst zum nächsten Thema hätte beitragen sollen, war ich zuerst einmal still, bat dann aber doch um das Wort:

Reflexion auf der Meta-Ebene

„Meine Herrn, ich möchte Sie einladen, dass wir Flughöhe gewinnen und uns die aktuelle Situation einmal von oben anschauen.“ … Schließlich war die Gruppe weit vom ursprünglichen Ziel abgekommen, hatte viel Zeit verloren, war keinen Schritt weiter und ein Ergebnis war nicht in Sicht.

Mehr Struktur für Ihre Meetings – der Redestab im Business Meeting

Nach einigen kurzen Sätzen zur Situationsbeschreibung schlug ich diese nächsten Schritte vor:

Der Projektleiter präsentiert sein Konzept und wird dabei nicht unterbrochen.
Während dieser Präsentation notiert jeder Zuhörer seine offenen Fragen.
In einer Redestab Runde sagt jeder in Ruhe, was ihm zum Thema wichtig ist, was ihm auffällt, was ihn beschäftigt und zum Thema umtreibt. Er redet nur, wenn er den Redestab hat. Erst, wenn ein Vorredner den Stab weitergibt, ist der Nächste an der Reihe. Aus Gründen der Hygiene geben wir in Corona-Zeiten keinen wirklichen Redestab weiter, sondern nutzen stattdessen einfach einen virtuellen Redestab.

Manchmal braucht es Intervention in der Team-Besprechung

Gesagt, getan. Der Projektleiter benötigte 15 Minuten, um sein Konzept vorzustellen. Dieses war sehr durchdacht und absolut stimmig. Das Experiment ging gut bis zum Start der Redestab-Runde. Der erste Redner nahm den (virtuellen) Stab und kommentierte. Nach wenigen Sätzen bereits wurde er von einem ungeduldigen Kollegen mit einem „Ja aber …“ unterbrochen. Ich intervenierte höflich, bat um Geduld. Doch es dauerte nicht lange, da grätschte der gleiche Kollege wieder dem Redner ins Wort: „Jetzt lassen wir mal den Quatsch …. das sehe ich gerade ganz …“ Weiter kam er nicht. Ich bat ihn höflich, aber bestimmt, sich doch an die Regeln zu halten und zu warten, bis er an der Reihe ist.

Mehr Beteiligung in der Besprechung

Im weiteren Verlauf beteiligten sich alle neun Bereichsleiter in der Runde an der virtuellen Redestabrunde. Nach zwanzig Minuten hatten alle, auch die für gewöhnlich Stilleren, das, was ihnen zum Thema wichtig war, in die Gruppe geben können.

Danach stellte ich noch genau eine Frage: „Welche Themen und offenen Fragen müssten gelöst werden, damit Sie dem Konzept zustimmen können?“ Es fanden sich gerade einmal vier offene Punkte, von denen drei in weiteren 15 Minuten besprochen und gelöst waren. Um die vierte Frage kümmerte sich eine Abordnung von zwei Projekt-Team-Mitgliedern. Auch dieses Thema war dann innerhalb weniger Tage abgehakt.

Gute Meetings mit Struktur und Methode

Manchmal braucht es nicht viel:

Ein klares Ziel, das allen bekannt ist.
Eine klare Struktur für das Meeting.
Einige Regeln, auf deren Notwendigkeit der Einhaltung höflich und bestimmt hingewiesen wird.
Methodenkompetenz.

Bauen Sie sich einen Methodenkoffer auf

Meetings dieser Art gelingen nicht aus dem Stand. Es braucht Vorbereitungszeit und den Mut, sich diese Zeit auch zu nehmen. Dazu ein klein wenig Übung und einen guten Methodenkoffer.

Probieren Sie die Methode mit dem Redestab einmal aus. Sie werden stauen, welche wertvollen Beiträge und neuen Perspektiven alleine eine Runde mit dem Redestab bringt. Das sind neue Impulse und wertvolle Erkenntnisse, die ohne diese Methode selten den Weg in den Raum finden.

So kommen Sie im Meeting zu Ergebnissen