Wiedervorlagen – so nicht
Immer wieder erlebe ich in meinen Coachings vor Ort, wie meine Coachees sich mit eigenen Wiedervorlagen selbst ausbremsen.Folgende Situation: Ich schließe heute einen Vorgang ab und überlege, wann ich voraussichtlich (!?) daran weiterarbeiten werde. Dann kommt dieser Vorgang auf ein Datum, sagen wir für übernächste Woche, in meine elektronische Wiedervorlage oder in meine Papier -Wiedervorlagemappe. Das führt dazu, dass Tag für Tag zwischen fünf und 25 To-dos hochploppen, weitere Dokumente finden sich oft noch in der Papier-Wiedervorlage-Mappe. Und Zeit für die Bearbeitung steht meist nicht wirklich zur Verfügung, da bereits andere Termine im
Kalender stehen.
Mit Wiedervorlagen arbeiten wie die Profis
So lösen sie das Dilemma: Terminieren Sie nur wirklich zeitkritische Vorgänge, die an diesem Tag zu erledigen sind, auf den Tag genau und reservieren Sie sich in Ihrem Kalender einen Zeitblock von maximal einer halben Stunde für diese sogenannten Kleinstaufgaben. Wenn Sie diese halbe Stunde einmal nicht (vollständig) benötigen, werden Sie an anderer Stelle froh über den Zeitgewinn aus dieser positiven Abweichung sein. Ob Sie den Termin im Kalender tatsächlich eintragen oder mit einer generellen Reserve-Zeit arbeiten, ist Geschmackssache.
Wiedervorlagen – effizienter und wirksamer überwachen
Wenn Sie Ihre Gewohnheiten dahingehend ändern wollen, sich täglich diese halbe Stunde Zeit zu nehmen, können Sie den Termin zumindest eine Zeitlang in Ihren Kalender schreiben. Alle anderen Vorgänge, die über Kleinstaufgaben hinausgehen, tragen Sie sich als festen Termin im Kalender ein. Alle Überwachungs-Tätigkeiten aus delegierten Aufgaben terminieren Sie nicht, sondern setzen diese auf eine “Warten auf-Liste”, die Sie im passenden Turnus, nach meiner Erfahrung reicht wöchentlich, in einem fest dafür im Kalender reservierten Zeitfenster abarbeiten bzw. nachhalten.
Zeit sparen mit Wiedervorlagen
Wie viel Zeit können Sie mit diesen Tipps zur Optimierung Ihres Wiedervorlagen-Systems gewinnen?
Dieser Impuls ist entnommen aus dem eBook 30 Zeitspar-Ideen.
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Bis dann, beste Grüße und eine gute Zeit mit Menschen in Bewegung.
Herzlichst
Ihr Thomas Kiefer
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Fotonachweis: Thomas Kiefer
