Kalender-Management für Profis

Aufbauend auf den Ausführungen zum Ressourcen-Management ist der Terminkalender das ideale Tool, um meine Zeit einigermaßen realistisch zu verplanen (!). Idealerweise haben Sie in Ihrem Kalender Zeitblöcke für alle Ihre Rollen eingeplant.

Das heißt, neben dem Haupt-Zeitblock für Ihr Business gibt es in Ihrem Kalender auch Zeiten, die Sie für Ihre Partnerschaft und Ihre Familie reservieren. Vielleicht auch, um Freunde zu treffen, für Weiterbildung, Sport und Hobbies. Das ist das Grundgerüst, der zeitliche Rahmen im Kalender.

Konzentrieren wir uns nun auf den Zeitblock für Ihr Business. Nehmen wir als Beispiel eine Führungskraft, die stark in die Projektarbeit im Unternehmen eingebunden ist. Fünf Tage die Woche stehen am Vormittag und Nachmittag für die Arbeit zur Verfügung. Wie jeder andere auch, benötigt diese Führungskraft Zeit für täglich anfallende Aufgaben: die Bearbeitung der Eingangspost, die Beantwortung von Briefen und E-Mails, Zeit für die sogenannten Kleinstaufgaben, auch für Telefonate und Rückrufe. Wer einigermaßen reflektiert ist, wird schnell Erfahrungswerte haben, wie viel er hier durchschnittlich und maximal veranschlagt. Ob Sie sich dafür Zeit im Kalender blocken oder die Zeit für diese Tätigkeiten unter täglicher Reserve sehen, ist letztendlich Geschmacksache. Dann fehlen im Kalender noch das Führen von Mitarbeitergesprächen, Zeit für turnusmäßige Meetings, Zeit für Kundentermine usw.

Wenn Sie als Führungskraft jetzt im Rahmen der Projektarbeit eine realistische Aufwandsabschätzung machen: Wie viel Zeit plane ich mir für das Projekt im Gesamten ein? Wie verteile ich diese auf welche Woche, damit ich zum geplanten Ziel fertig bin? Welche Zeitreserve ist notwendig?

Nun ist es ein Leichtes, die für das Projekt veranschlagte Zeit im Kalender tatsächlich einzuplanen und zu reservieren. Wenn der Kalender allerdings schon voll ist, ist er voll. Dann gibt es zwei Möglichkeiten: Die erste ist die Frage nach der Effizienz. Wo kann ich effizienter werden, das heißt, kann ich zum Beispiel meine Stunde, die ich mir täglich für die Bearbeitung von E-Mails reserviere, dauerhaft auf eine halbe Stunde zusammen dampfen? Sind meine Effizienz-Potenziale voll ausgeschöpft, stellt sich die Frage, wo ich mir diese Zeit im wahrsten Sinne des Wortes aus meinem Kalender herausschneide. Das geht – wenn ich ehrlich mit mir selbst bin – nur, indem ich andere Termine bzw. bereits geplante Zeitblöcke ganz streiche oder zumindest hintenanstelle. Dabei stelle ich mir die Effektivitäts-Frage nach dem Tun der richtigen Dinge, der für meine Zielerreichung wichtigsten Dinge.

Auf Basis dieser Ausführungen: Wie schätzen Sie Ihr eigenes Kalendermanagement ein? Besteht Handlungsbedarf? Wie schätzen Sie den Zeitgewinn aus der Optimierung Ihres Kalendermanagements ein?

Diese Impulse für ein professionelles Ressourcenmanagement sind entnommen aus dem eBook 30 Zeitspar-Ideen.
Sie finden das eBook kostenfrei zum Download in meiner Toolbox: https://www.thomas-kiefer.de/toolbox/

Bis dann, beste Grüße und eine gute Zeit mit Menschen in Bewegung.

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Fotonachweis: shutterstock – GaudiLab

Über den Autor

Thomas Kiefer Als Ihr Sparringspartner und Berater unterstütze ich Sie in allen Fragen zur Führung und Organisation eines erfolgreichen Unternehmens. Wir setzen den Hebel genau dort an, wo Ihre Wachstumspotenziale liegen, damit Sie mit Siebenmeilenstiefeln das nächste Level erreichen. Mit mir kommen Sie in Bewegung. Sie stärken Ihre Selbstführung, führen zeitgemäß auf Augenhöhe und stellen Ihr Unternehmen, Ihre Führungskräfte und Mitarbeiter zukunftsfähig auf. Der Mensch steht dabei immer im Mittelpunkt. Denn nur in Harmonie und Zutrauen können Menschen über sich hinauswachsen, kommen wirklich in Bewegung und werden ihr volles Potenzial entfalten. Wir passen zusammen, wenn Sie Ihr Unternehmen und vor allem sich selbst weiter voranbringen wollen.

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